Puede hacer que Excel calcule subtotales o totales de parte de los datos contenidos en hojas de cálculo. Por ejemplo, en una hoja de cálculo que contenga datos sobre ventas correspondientes a tres categorías de productos distintas, primero puede ordenar los productos por categoría y, a continuación, seleccionar todas las celdas que contienen datos y abrir el cuadro de diálogo Subtotales (menú Datos, comando Subtotales).
En el cuadro de diálogo Subtotales puede elegir la columna en la que desea basar los subtotales (como por ejemplo para cada uno de los valores distintos de la columna Semana), el cálculo de resumen que desea realizar y la columna o columnas que contienen los valores que deben resumirse. Por ejemplo (como se muestra en la imagen anterior), podría calcular los subtotales de la cantidad de unidades vendidas en cada categoría. Una vez definidos los subtotales, aparecen en la hoja de cálculo.
Como muestra la imagen anterior, cuando se agregan subtotales a una hoja de cálculo, Excel también define grupos tomando como base las filas usadas para calcular los subtotales. Las agrupaciones forman un esquema de su hoja de cálculo según los criterios usados para crear los subtotales. Todas las filas que contienen productos de mobiliario aparecen en un grupo, las filas que contienen herramientas en otro, etc. La sección de esquema de la parte izquierda de la hoja de cálculo contiene controles que puede utilizar para mostrar u ocultar grupos de filas.
En la sección de esquema se pueden encontrar tres tipos de controles:
- Botones Ocultar detalles Cuando las filas de un grupo están visibles, aparece un botón para ocultar detalles
junto a dicho grupo.
- Botones Mostrar detalles Cuando se oculta un grupo de filas, el botón que aparece junto al grupo cambia y se transforma en un botón para mostrar detalles
. Al hacer clic en un botón Mostrar detalles se restauran las filas de ese grupo y aparecen en la hoja de cálculo.
- Botones Nivel Cada uno de los botones de nivel numerados
representa un nivel de organización dentro de una hoja de cálculo; al hacer clic en un botón de nivel se ocultan todos los niveles de detalle situados debajo del botón en el que se hace clic.
La tabla siguiente identifica los tres niveles de organización del gráfico anterior.
| Nivel | Descripción |
|---|---|
| 1 | Total general |
| 2 | Subtotales de cada grupo |
| 3 | Filas de la hoja de cálculo |
En la hoja de cálculo presentada en la imagen anterior, al hacer clic en el botón de nivel 2 se ocultarían las filas que contuvieran datos sobre las ventas de productos concretos, pero quedarían visibles en la hoja de cálculo la fila del total general (nivel 1) y todas las filas que contienen los subtotales de cada producto (nivel 2).
Para mayor flexibilidad, puede agregar niveles de detalle al esquema creado por Excel, lo que le permitirá ocultar detalles concretos de vez en cuando. Por ejemplo, puede que desee ocultar las ventas de vallas, campanillas y estacas de bambú (que sabe vender bien) para ver el nivel de ventas de los demás productos y compararlos entre sí.
Crear un nuevo grupo de esquema dentro de un grupo existente
- Seleccione las filas que desea agrupar.
- Elija el comando Agrupar y esquema del menú Datos y haga clic en Agrupar.
Excel creará un nuevo grupo en un nuevo nivel (nivel 4), como se puede ver en la imagen siguiente.
Quitar un grupo
- Seleccione las filas incluidas en un grupo.
- Elija el comando Agrupar y esquema del menú Datos y haga clic en Desagrupar.
Sugerencia Si desea quitar todos los subtotales de una hoja de cálculo, haga clic en la opción SubtotalesDatos y, después, en Quitar todos. del menú
"REFLEXION"
"Puede hacer que Excel calcule subtotales o totales de parte de los datos contenidos en hojas de cálculo. La herramienta de subtotales es de gran ayuda cuando estamos trabajando con datos numericos. Pues no es necesario introducir una formula o funcion pues con solo seleccionar el rango de donde vamos a sumar el programa realiza la suma"
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